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Gestão de Documentos

Trabalho enviado por: Rosimeri da Silva Riet Brasil

Data: 29/07/2003

GESTÃO DE DOCUMENTOS


Fonte de informação e principal recurso público de cada órgão governamental: o Documento. Primordial para o planejamento, administração e controle das operações governamentais, refletindo à condução dos negócios públicos. Como forma de manuseamento adequado para esses documentos, criou-se a Gestão de Documentos, que é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos na sua fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A Gestão de Documentos visa assegurar a Eficiência na produção, manutenção e destinação dos documentos; garantindo a disponibilidade da informação; assegurar a eliminação dos documentos sem valor administrativo ou científico; assegurar o uso adequado da micrográfica e outras técnicas avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e prevenção dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e ciêntíficos.

Possui três fases básicas para o manuseio da documentação; a Produção que é a elaboração dos documentos relacionados com a especificidade do órgão: elaboração e gestão de fichas e formulários, controle da produção e difusão dos documentos de caráter normativo e utilização de processadoras de palavras e textos. AUtilização que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua função administrativa. A terceira fase é a da Destinação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

A aplicabilidade de um programa de Gestão de Documentos tornou-se fundamental, na medida que define os níveis de aplicação : o primeiro é o Nivel Mínimo, aonde estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente; o segundo é o Nível Mínimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário; o terceiro é oNível Intermediário, que compreende os dois primeiros e, a adoção de programas básicos relacionados com a elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes, gestão de correspondência e documentos vitais, etc.. ; e o quarto é o Nível Máximo , que inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação, etc...


GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA ARQUIVOS CORRENTES

O processo de Gestão de documentos em fase corrente visa ao maior aproveitamento da informação disponível e necessária para a tomada de decisões. Sempre com o propósito de garantir a eficácia e a facilidade na classificação dos documentos em sua fase corrente. E esse documento corrente é necessário à ação quotidiana das atividades da organização e dos esforços realizados para a sua classificação, controle de expedição, tramitação e arquivamento, para facilitar o acesso às informações neles contidas.

Como atividades importantes nesta fase, encontra-se as atividades de protocolo, caracterizadas no recebimento, que é o ato de receber os documentos procedentes de outras entidades ou de pessoas físicas; a classificação, que é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento através de um código de classificação por assuntos; o registro, autuação e movimentação que é uma espécie de identificação, um carimbo do protocolo como forma de preparar a ficha de protocolo e encaminhar a documentação através de guias, e encaminhamento destas a fim de proceder a atualização e controle da movimentação; e expedição aonde a correspondência é recebida para expedição, e analisada.

As atividades de arquivamento de documentos correntes dá-se através da inspeção, verificando se a documentação destina-se ao arquivamento ou não; da análise, examinando o modo como a documentação deve ser arquivada; classificação caso a documentação ainda não seja classificada; ordenação , para dispor da documentação de acordo com a codificação; arquivamento , para insersão do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecido; e empréstimo, que se dá a retirada de dossiê do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou efetuar uma junta.

É importante considerar os métodos de arquivamento para o arquivos correntes. Nesse caso não pode deixar de considerar as...

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