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A Utilização da Tecnologia da Informação Para Construção de um Sistema Moderno de Agenda

Trabalho enviado por: Tatiana

Data: 15/10/2003

A UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PARA CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA MODERNO DE AGENDA

BRASÍLIA/DF

JUNHO/2003

AGRADECIMENTOS

Os meus agradecimentos são para: minha mãe pela oportunidade de estar neste mundo; minha filha e marido pela compreensão da ausência; aos amigos obrigada pelo convívio e alegria intensa na caminhada; aos mestres com carinho e reconhecimento em especial ao meu orientador Pedro Henrique, por auxiliar-me nesse trabalho, fator imprescindível para o desenvolvimento de meus conhecimentos acadêmicos, e pelas constantes críticas e orientações que me foram dadas com tanta dedicação e carinho.

Principalmente a Deus por estar sempre ao meu lado.


RESUMO

O Profissional de Secretariado Executivo está direcionado à atender Executivos, que geralmente, possuem poderes de decisões nas empresas. Este profissional, Secretário Executivo, tem reforçado a expectativa do seu desempenho nas organizações.

Esta profissão pertence a pessoas que diante de várias características como pré-requisito para sua atuação, necessitam principalmente serem polivalentes, pois as funções designadas, são atualizadas a todo momento e os Executivos necessitam que os Secretários-Executivos acompanhem a evolução do mundo, seja na tecnologia, na administração, na psicologia, na sociologia urbana, na variação das culturas ou em qualquer segmento.

Este relatório é resultado final do estágio supervisionado do curso de Secretariado Executivo, realizado durante o período de 25/02/2003 a 25/06/2003, no Ministério da Saúde. O estagio foi realizado no Gabinete do Ministro. O estágio foi supervisionado na empresa pela senhora Ângela Maria Meira de Vasconcellos, Coordenadora do Gabinete do Ministro da Saúde.

Procurou-se conhecer a área do Gabinete do Ministro, posteriormente, empenhou-se em levantar dados que possibilitam visualizar com exatidão a eficiência ou ineficiência na utilização da Tecnologia da informação adotado pelo Ministério no âmbito do gabinete do ministro, para o trabalho desenvolvido pelo secretário executivo.

O objetivo principal do presente estudo é focar a influência da tecnologia da informação no trabalho do profissional secretário, contribuindo assim, para um debate teórico e prático em torno do tema, por meio de uma metodologia qualitativa e quantitativa com o intuito de contribuir para compreensão dos efeitos que influenciam no processo das mudanças organizacionais. O trabalho teve por objetivo mostrar como funciona o processo de agendamento de audiências do ministro da saúde, mostrando todas as telas de funcionamento. Mostrando que a tecnologia da informação é fundamental para o crescimento profissional do secretário executivo; não somente desse profissional mas de todos profissionais.

Dissertamos sobre o contexto do profissional secretário e suas perspectivas e desafios no cenário atual principalmente focando a profissão na era da tecnologia e conscientizando aos profissionais dessa área que o enxugamento empresarial hoje, é uma tendência mundial e irreversível, cujo principal objetivo é reduzir custos e o profissional que for aproveitado passará a executar tarefas que eram executadas por muitos. Com isso, as funções do secretário se acumularam, propiciando uma evolução gradativa de um simples digitador e telefonista bem instalado a gerente de produção.   


1. INTRODUÇÃO

A Tecnologia de Informação é fundamental para o crescimento profissional do secretário, por meio de uma revisão bibliográfica da teoria e de estudos sobre a evolução da tecnologia. Partindo do princípio que a importância da aprendizagem das inovações tecnológicas e organizacionais são desafios no cenário atual, principalmente focando a conscientização dos profissionais dessa área, de que o enxugamento empresarial hoje, é uma tendência mundial e irreversível, cujo principal objetivo é reduzir custos, a grande mudança de enfoque hoje é que a informática deixa de ser apenas um apoio às atividades produtivas para tornar-se parte integrante delas, muitas vezes redefinindo a própria maneira de se fazer negócios.

À medida em que a competição se torna mais acirrada, maior é a importância dos ganhos de produtividade trazidos pela informática. Essa tendência influencia toda a cadeia produtiva, o que faz prever que qualquer empresa, independente de seu porte ou tipo de atividade, terá que considerar os impactos que a tecnologia da informação trará para seus negócios, seu mercado e sua concorrência. Com isso é importante ter em mente alguns fatores decisivos para que os investimentos em informática contribuam para o sucesso empresarial.

A sociedade contemporânea está atravessando um período de grandes transformações sociais, econômicas, políticas e culturais, que resultam num processo de reestruturação. Nas organizações, o impacto dessa reestruturação materializa-se por intermédio de processos de racionalização organizacional e técnica. A intensa e crescente competição em âmbito mundial trás como conseqüência o desenvolvimento e a incorporação, ao ambiente empresarial, de novas tecnologias e modelos de gestão.

Deve-se lembrar que o profissional que permanecer no mercado de trabalho passará a executar tarefas que eram executadas por muitos. Com isso, as funções do secretário se acumulam, propiciando um evolução gradativa de um simples digitador e telefonista bem instalado a gerente de produção.

Ainda segundo esses autores, o secretário não pode deixar de acompanhar e aprender a lidar com os modernos aparelhos e equipamentos tecnológicos. Assim:

"(...) em vez de folhear pastas de arquivos à procura de documentos, o secretário passa a recuperar informações que estão registradas em disquetes ou no winchester do próprio microcomputador. Se necessário um documento escrito, então basta que acione a impressora para que imprima a informação de que necessita. O computador evita também a saída do local de trabalho, sobretudo nos casos em que a empresa dispõe de redes de computadores" (Medeiros e Hernandes 1999; p.20).

Enfim, o papel do Secretário Executivo está voltado para as inovações do mercado, e a influência nas decisões organizacionais e principalmente na área da tecnologia de informação. É impossível imaginar o ambiente de trabalho desse profissional sem o acesso ao uso de equipamentos de comunicação: micro computador, scaner, softwares, pager, palm, intemet, impressora, xerox, fax, dentre outros.

Conforme Alexey (Apud Pires de Carvalho & Grisson, 2001) o mundo está em mudanças, acontecendo transformações cada vez mais aceleradas, em todas as áreas do conhecimento, pressionando as empresas, a serem mais ágeis do que antes. As novas tecnologias de informação estão causando um verdadeira revolução nas organizações e para tanto merecem uma grande atenção dentro de um planejamento estratégico.

Ao definir que o secretário é um profissional que assessora o executivo, Medeiros & Hernandes (1999) fazem uma alusão que além da capacidade que a profissão exige, o profissional deve estar preparado para qualquer atribuição que lhe for colocada, para isso precisa acompanhar a evolução das mudanças tecnológicas e organizacionais.

"Os rápidos avanços tecnológicos que foram feitos nos últimos sessenta anos o mais, particularmente após a Segunda Grande Guerra, geraram tal nível de riqueza e sofisticação industriais que jamais havia sido sonhado quando a maioria de nossos pais ainda eram crianças. Os avanços econômicos, caracterizados pela translação da ênfase do mercado dominado pelo vendedor para aquele outro dominado pelo comprador, assim como um balança de pagamentos adversa aparentemente permanente, tem sido o resultado de uma concorrência mais agressiva dentro da indústria. Estas duas influências fundamentais sobre nossas vidas foram provocadas por evolução social que afetou a própria estrutura da família, da comunidade e da vida industrial". (Williams, 1972; p.27).

As exigências tecnológicas e econômicas dentro das organizações, levam as indústrias necessariamente à procura de novos instrumentos, novas técnicas e novos sistemas e exigem, também, uma nova necessidade de estruturas racionalizadas e outras inovações organizacionais.

A revolução tecnológica retrata novas referências no que tange a complexidade e diversidade de processos produtivos de alta tecnologia. Essas mudanças, diminuem e, eliminam cargos, exigindo uma qualidade maior na produção.

As organizações apostam nos profissionais de secretariado executivo com conhecimento de causa sobre as tecnologias de informação, que dominem variados processadores de textos, planilhas, calculadora, malas diretas, pois comunicações escritas e faladas foram substituídas pelo computador. De Masi (1999) sustenta que o progresso tecnológico melhora a organização das empresas e as mais bem organizadas aceleram este progresso, contribuindo assim, para um desenvolvimento produtivo. De Masi elege e indica a ciência, a tecnologia, a globalização, o progresso organizativo, a escolarização, como elementos que exercem papel propulsor do sistema pós-industrial e de sua dinâmica.


2. PRESSUPOSTO TEÓRICO

2.1. O Papel da Administração Pública

A função da Administração Pública é desempenhar perene e sistematicamente, legal e tecnicamente, os serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em beneficio da coletividade (KEINERT, 2000, p. 56).

A excelência nos serviços públicos tem sido o desafio desta era contemporânea, a qual aumenta...

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