Zé Moleza | TCC, monografias e trabalhos feitos. Pesquise já!

Você está em Trabalhos Acadêmicos > Humanas > Secretariado Executivo

Favoritos Seus trabalhos favoritos: 0


Publicidade

Trabalho em Destaque

Título: A Proteção Social

1 INTRODUÇÃO O nascedouro foi em 1883, na Alemanha com o Chanceler Bismarck. Foi um marco tanto da Seguridade Social como da Previdência Social (primeiro sistema escrito de previdência social – seguro social). A forma de contribuição ou custeio para…


Publicidade

A Comunicação com Eficácia do Profissional de Secretário Executivo: Um Estudo de Caso na Empresa Brasil Memorial S/A

Trabalho enviado por: Jamille Monteiro da Silva Oliveira

Data: 09/12/2006

A COMUNICAÇÃO COM EFICÁCIA DO PROFISSIONAL DE SECRETÁRIO EXECUTIVO: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA BRASIL MEMORIAL S/A

Salvador

2006


Aos meus pais José Luiz e Maria Auxiliadora, em especial a minha filha Flávia que, me motivou muito até nas horas mais difíceis. Seus exemplos de perseverança me fizeram crer em caminhos possíveis. Agradeço do fundo do meu coração pelas palavras de incentivo. Vocês são peças fundamentais da minha vida.


AGRADECIMENTOS

Aos meus irmãos José, Rodrigo e Rogério, a minha irmã Alessandra e ao meu marido e amigo Flávio Silva.

Aos colegas do Brasil Memorial S/A em especial Josefa Oliveira, Ilvana Moraes e Georgete Pinheiro pelo carinho, estímulo e orientação.

A minha coordenadora e amiga Rosana.

A Profa. Márcia Moreira pela compreensão e orientação e por demonstrar grande respeito ao ser humano.

As minhas colegas do curso de Secretariado durante todo esse período de luta e estudo, pelos trabalhos que realizamos em equipe e pela dedicação de todas.

A todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para o meu crescimento pessoal e profissional.


" Não deixe que o passado te diga quem eras...

Deixe que te diga quem serás."

(LAURA PAUSINI; 2006)


RESUMO

Este trabalho de conclusão de curso de forma alguma pretende esgotar os argumentos científicos sobre a comunicação com eficácia do profissional de secretariado executivo na empresa Brasil Memorial S/A, mas sim, acrescentar um discurso positivo para o entendimento da comunicação em sua forma verbal e não- verbal e a contribuição da secretária no processo de obtenção de resultados através da comunicação dentro da organização. O trabalho consiste em pesquisa bibliográfica e estudo de caso. Esses aspectos envolvem principalmente questões de como os grupos e as pessoas se relacionam e de que forma essas relações influenciam o ambiente de trabalho.

Além da pesquisa bibliográfica, há uma pesquisa de campo em aspectos dos processos de comunicação organizacional ressaltados acima no nível de diretoria e gerência no Brasil Memorial S/A, incluindo os setores de atendimento direto aos clientes, beneficiando-se da comunicação formal e informal como forma de aproximar os níveis hierárquicos e os membros dos grupos.

Percebe-se com este trabalho, que o secretário, antes de possuir qualquer outra habilidade, deve dominar a da comunicação em todas as suas formas, pois ela é a chave das demais realizações em seu ambiente de trabalho.

PALAVRAS –CHAVES: comunicação, secretária, trabalho, empresa.

ABSTRACT

This work of course conclusion of form some intends to deplete the scientific arguments on the communication with effectiveness of the professional of executive secretaryship in the company Memorial Brazil S/A, but yes, to inside add a positive speech for the agreement of the communication in its verbal and not verbal form and the contribution of the secretary in the process of attainment of results through the communication of the organization. The work consists of bibliographical research and study of case. These aspects involve questions mainly of as the groups and the people if they relate and of that it forms these relations influence the work environment. Beyond the bibliographical research, it has a research of field in aspects of the salient processes of organizacional communication above in the level of direction and management in Memorial Brazil S/A, including the sectors of direct attendance to the customers, benefiting itself of the formal and informal communication as form to approach the hierarchic levels and the members of the groups. It is perceived with this work, that the secretary, before possessing any another ability, must dominate of the communication in all the its forms, therefore it is the key of the too much accomplishments in its environment of work.

WORDS - KEYS: communication, secretary, work, company.


1. ASPECTOS INICIAIS DO TRABALHO

1.1. Introdução

A escolha do tema "A comunicação com eficácia da Secretária Executiva na empresa Brasil Memorial S/A", teve como objetivo identificar o grau de comunicação existente entre as secretárias e o público interno e externo: um estudo de caso na empresa. Assim se faz necessário analisar o processo da comunicação organizacional dos Secretários Executivos diante das mudanças no mundo do trabalho.

A vantagem de se utilizar o estudo de caso é o estímulo a novas descobertas. E muitas vezes, o estudo desses aspectos torna-se mais relevante para a solução do problema do que os considerados inicialmente.

Dessa forma, são possíveis o entendimento e a integração entre os indivíduos que a constituem. O indivíduo pode possuir uma tendência nata a comunicar-se bem, como pode aprender a desenvolver essa habilidade. O processo de comunicação é como o processo de interação no qual os significados são apreendidos e compartilhados na reciprocidade de atos expressivos simultaneamente cessível aos seres da relação.

Conseguir que a mensagem represente para o receptor um significado tão próximo quanto possível daquele que foi a intenção do emissor é objetivo da comunicação eficaz. É possível constatar que a comunicação é um processo sempre imperfeito, variando seu grau de eficácia de acordo com as variáveis que intervém na interpretação de significados. Assim, para garantir a eficácia do processo de comunicação, o grau de congruência entre as interpretações associadas a mensagem enviada e recebida tem que ser elevado.

A chave para uma comunicação eficaz nesta empresa é a disposição e a estrutura de como a comunicação é dirigida as pessoas específicas e grupos que dela precisam para fins de trabalho.

Deve-se chamar atenção sobre o ponto de vista social, o processo de comunicação só ocorrerá com eficácia se for compartilhada com reciprocidade. Pode ser afirmado que um feedback eficaz, ou seja, dizer ao outro qual o efeito daquilo que se diz ou fez, é uma das formas de melhorar a comunicação inter-pessoal no contexto da organização.

A escolha desse tema de ponto de vista científico, apoiará o profissional de Secretariado Executivo, que trabalha na área de comunicação, a falar com eficácia com o cliente interno e externo.

Incentivar e valorizar a carreira, oferecendo uma base suficiente na área. De modo a capacitá-lo profissionalmente e ajudar a ter uma percepção de cunho ético no comportamento dentro do Brasil Memorial.

Dentro da organização, exercitar estas percepções nos processos de socialização de grupos e nas abordagens nos processamentos de informações pois a nova realidade econômica e cultural vem alterando cada vez mais o perfil desses profissionais tendo como meta há sobrevivência da empresa. Ao adotar essas estratégias a organização vem exigindo uma maior eficácia no que diz respeito: a fluência verbal, a linguagem corporal, os movimentos da face, dos olhos, das mãos, maneira de se vestir, o uso de adereços, como olhar para o cliente, o tom de voz; além da disposição. Todos esses fatores contribuem para que o atendimento na hora da comunicação, emissor - receptor, seja eficaz.

Durante este estudo houve oportunidade de examinar os processos da comunicação e diversas facetas tanto no âmbito organizacional como no inter-pessoal.

O presente trabalho de graduação encontra-se organizado da seguinte maneira:

No primeiro capítulo é a introdução, contendo os objetivos gerais e específicos, uma visão geral da metodologia e as limitações do estudo que visa preparar o leitor para a questão que tipo de linguagem comunicativa é usada pela secretária Executiva no Brasil memorial, situando as falhas e virtudes, e fornecendo uma visão clara dos caminhos a serem percorridos para se chegar a solução do problema .

No segundo capítulo consta a fundamentação teórica que tem por finalidade um maior aprofundamento das questões que envolvem o problema, transformando a pergunta de partida na pergunta central da investigação. Esse pressuposto está dividido em itens que abordam sobre a história, conceito, processos, direções, vantagens da comunicação e sobre a secretária.

No terceiro capítulo, consta a história da empresa Brasil Memorial e a interpretação dos dados coletados na aplicação do questionário às secretárias e coordenadores do Brasil Memorial S/A, o que possibilitou a correlação da práxis, onde serão propostas alternativas viáveis de uma melhor correlação entre a comunicação e a secretária, fortalecendo as relações inter-pessoais e uma reestruturação da comunicação no ambiente de trabalho que atenda as exigências necessárias ao bom desempenho do cliente interno e externo.

No quarto capítulo discorre sobre as considerações finais, as quais visam elucidar algumas questões que ainda pairam sobre o assunto abordado, tão novo quanto inexplorado, além de cooperar para uma maior discursão.

O objetivo final é mostrar que a comunicação é um processo complexo que requer altos níveis na transmissão e na recepção. Para um comunicador eficaz vale lembrar que é importante ser sensível ao funcionamento dos processos de comunicação, pois existem diversas barreiras (físicas, inter-pessoais e intra-pessoais) que podem desviar e frustrar os caminhos de uma comunicação eficaz.

Enfim, tal estudo constitui-se uma tentativa de sistematizar algumas reflexões, inquietações e experiências vivenciadas no campo profissional do Brasil Memorial S/A, com a intenção de deixar contribuições sistematizadas para futuros profissionais, considerando a continuidade de estudos sobre a temática, haja vista ser este bastante amplo, complexo e multifacetário.

1.2 PROBLEMÁTICA

1.2.1 Situação Problema / Oportunidade

Foi percebido que os princípios que orientam esses paradigmas focalizam as ações para os resgates dos valores humanos no que se refere aos seus desejos, expectativas, necessidade de sobrevivência, transcendência individuais e coletivas.

Espera-se que esses elementos sejam trabalhados em enfoque de sociabilidade e que proporcione a excelência do saber comunicar-se nas prestações de serviços à sociedade interna e externa da empresa Brasil Memorial por meio do crescimento profissional.

PROBLEMA: Qual o tipo de linguagem que a secretária Executiva utiliza no momento de se comunicar com o público interno e externo?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo Geral

Analisar a linguagem comunicativa do profissional de secretariado Executivo na sua relação com o público interno e externo.

1.3.2 Objetivos Específicos

- Avaliar o ato comunicativo do secretário Executivo diante dos clientes e colegas de trabalho no momento do expediente;

- Identificar se existe ruídos na comunicação, na relação com o público interno e externo;

- Verificar o comprometimento do secretário no processo de atendimento, no sentido de tornar a comunicação eficaz;

- Verificar se a empresa Brasil Memorial tem investido na capacitação e treinamento do profissional de Secretariado;

- Avaliar a linguagem comunicativa do secretário que trabalha no Brasil Memorial;

- Verificar o número de profissionais que desempenham a função e possuem a formação na área.

1.4 Metodologia

Em termos de metodologia, este trabalho é de natureza exploratória, foi desenvolvido, primeiramente, por meio de uma pesquisa bibliográfica, que fez um levantamento da literatura pertinente junto a livros, periódicos e revistas.

Adicionalmente, foram realizadas pesquisas na internet. Foi realizada, também, uma pesquisa de campo com análise documental, realização de entrevistas e aplicação de 02 questionários, (conforme anexo 01 e 02), um para os secretários composto de seis itens de identificação e onze questões objetivas e o outro para os coordenadores com a mesma identificação diferenciando na composição de vinte e cinco objetivas e seis subjetivas aplicadas na empresa Brasil Memorial S/A, com intuito de identificar os aspectos comunicativos, os seus canais que podem ser formais e informais, as direções que a comunicação pode seguir dependendo da estrutura das organizações, as barreiras (ruídos) que prejudicam a comunicação e sugestão de como superá-las. Foram entrevistados cinco secretários em nível de diretoria, coordenação e cinco coordenadores com uma pesquisa qualitativa, levando em consideração o tipo adotado de comunicação entre as pessoas e a organização, onde tomou- se como base o entendimento de Dora Sadigursky (2004,p.18) que diz que "a pesquisa de campo é aquela em que o pesquisador, através de questionários, entrevistas, protocolos verbais, observações e outros, coleta seus dados, investigando os pesquisados em seu meio".

Como parte da fundamentação teórica, foi feita uma síntese da evolução da comunicação e sua teoria comunicativa. Sobre as principais teorias do comportamento organizacional a comunicação é frequentemente definida como a troca de informação entre um transmissor e um receptor e a inferência (percepção) do significado entre os indivíduos envolvidos. Deve-se verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de comunicação da empresa.

Esta pesquisa de campo foi aplicada no mês de outubro de 2006, onde após o recolhimento dos questionários já respondidos, foram tabuladas as questões fechadas para fazerem parte do capítulo referente á apresentação e análise de dados.


2. REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 - História da comunicação

Assim como cresce e se desenvolve uma grande árvore, a comunicação evoluiu de uma pequena semente – a associação inicial entre um signo e um objeto – para formar linguagens e inventar meios que vencessem o tempo e a distância, ramificando-se em sistemas e instituições até cobrir o mundo com seus ramos. A comunicação humana tem um começo bastante nebuloso. Realmente não se sabe como foi que os homens primitivos começaram a se comunicar entre si, se por gritos ou grunhidos, como fazem os animais: se por gestos ou ainda por combinações de gritos, grunhidos e gestos.

A história mostra que os homens encontraram a forma de associar um determinado som o gesto a um certo objeto ou ação. Assim nasceram os signos, isto é, qualquer coisa que faz referências a outra coisa ou idéia e, a significação, que consiste no uso social dos signos. A atribuição dos significados a determinados signos é precisamente a base da comunicação em geral e da linguagem em particular.

De acordo com Oliveira (1999, p. 325), "Etimologicamente, a palavra comunicação deriva do latim comunicare, cujo significado seria tornar comum, partilhar, trocar opiniões, conferenciar".

A comunicação caminha lado a lado com o sucesso da organização. Conforme Dubrin (2003), uma característica fundamental de muitas organizações bem sucedidas é que os seus líderes fazem um esforço consciente e deliberado para comunicar suas intenções e planos a todos os funcionários.

A comunicação também é o processo básico de realização de tarefas entre os administradores e os profissionais. É importante que a organização saiba comunicar de forma clara os seus planos e estar aberta para o diálogo sobre as diversas questões de trabalho e melhoria para a organização. Como Bateman e Snell (1998)"a comunicação eficaz é um aspecto fundamental do desempenho do trabalho e da eficácia administrativa." Bateman e Snell (1998) explicam que existem dois tipos de comunicação: a discussão e o diálogo. A discussão é um tipo de debate em que cada um tenta tornar o seu ponto de vista aceito pelo grupo. Esse tipo de comunicação pode ser polida e útil, mas também pode se tornar destrutiva. O diálogo é mais abrangente, a meta não é ganhar, mas que a equipe chegue a um consenso, no diálogo, é sobretudo importante saber ouvir com a mente aberta às posições e crenças de outras pessoas. Contudo, Bateman e Snell (1998, p. 402) citam: "Todos os grupos e organizações devem ter os dois elementos. O perigo mais comum é haver discussão e discordância em quantidade, mas que não caminham em direção a um verdadeiro diálogo".

2.2. Processo de comunicação

O processo de comunicação envolve as seguintes fases: fonte de comunicação, canal, mensagem, receptor, feedback, ambiente.

A fonte de comunicação ou transmissor é quem envia a mensagem. Conforme Dubrin (2003), autoridade e a experiência têm forte influência na atenção que o receptor dá a mensagem.

- A mensagem é a idéia a ser transmitida.

- O canal é meio como a mensagem (escrita ou falada) é transmitida.

- O receptor é quem recebe a mensagem. Dubrin (2003) ressalta que a comunicação só se completa quanto o receptor recebe a mensagem e a entende corretamente.

- Feedback é a confirmação para saber se a mensagem foi recebida e entendida, portanto, é fundamental receber o feedback para sentir a reação do receptor e saber se realmente a mensagem foi entendida.

- O ambiente envolve a cultura ambiental. Como Dubrin (2003, p. 205) exemplifica: "É mais fácil transmitir mensagens controversas quando a confiança e o respeito são altos do que quando eles são baixos."

2.3. Canais de comunicação

Os canais de comunicação podem ser orais, escritos e eletrônicos. Bateman e Snell (1998) afirmam, cada um tem suas vantagens e desvantagens.

Na comunicação oral, as vantagens estão na rapidez da comunicação, pois as perguntas podem ser feitas e respondidas de imediato. Nas conversas face-a-face podem ser sentidas as reações das pessoas e a sua sinceridade, além de ser mais persuasiva e menos dispendiosa. As desvantagens estão em fazer afirmações não refletidas no momento da conversa e também a ausência de registro permanente.

Na comunicação escrita, as vantagens estão principalmente no registro das informações, no fato de poder ser revisada várias vezes para se adequar a cada situação. As desvantagens estão na necessidade do tempo que este tipo de comunicação requer, pois precisa conter maiores informações que responda as possíveis perguntas, e também pelo fato de não se ter uma resposta imediata.

Nos meios eletrônicos estão incluídos desde aparelhos de fax, e-mail até as teleconferências. O mais popular é o e-mail. Segundo Dubrin (2003), o correio eletrônico trouxe grandes impactos na comunicação...

Para ver o trabalho na íntegra escolha uma das opções abaixo

Ou faça login



Crie seu cadastro




English Town